Wenn der Vertriebsleiter ein Master-Excel mit 12 Tabs pflegt und jeder Vertriebler seine eigene Version davon hat, ist das kein CRM-Ersatz. Es ist ein Risiko. Migration geht — aber selten als Big-Bang.
Excel ist schnell, kostenlos und jeder kann es. Der Vertriebsleiter kann in 10 Minuten eine neue Auswertung bauen, ohne jemanden fragen zu müssen. Kein CRM-Projekt, keine IT-Freigabe, kein Change.
Das Problem ist nicht die Nutzung, sondern die Ablösung. Wer Excel im Vertrieb ersetzen will, muss verstehen, dass das Sheet gewachsene Prozesse spiegelt — oft besser als ein CRM-Standard-Workflow.
Deshalb scheitern viele CRM-Einführungen: das CRM zwingt einen anderen Prozess auf, der Vertrieb pflegt weiter in Excel, das CRM verrottet.
Bevor migriert wird, kartieren wir das Excel. Welche Spalten sind Stammdaten (Firma, Ansprechpartner)? Welche sind Deal-Attribute (Wert, Wahrscheinlichkeit, Stufe)? Welche sind persönliche Notizen des Vertrieblers?
Dann kommt der ehrliche Blick auf Datenqualität: Duplikate, veraltete Kontakte, Firmen ohne Ansprechpartner, Deals ohne Wert. Typisch sind 15-25 Prozent Datensätze, die im CRM nichts verloren haben.
Wichtig: nicht alles muss ins CRM. Persönliche Vertriebler-Notizen ('Hund heißt Bello, mag Rioja') sind wertvoll, gehören aber ins Notizfeld des Kontakts, nicht in eine eigene Spalte.
Big-Bang-Migrationen (alles an einem Tag rüber) scheitern fast immer, weil die Datenqualität schlecht ist und im Live-System sofort auffällt. Besser: schrittweise.
Schritt 1: aktuelle offene Deals migrieren, sauber gecleant. Der Vertriebler arbeitet ab Tag 1 im CRM. Alt-Daten bleiben im Excel-Archiv, für Referenz.
Schritt 2: nach 4-6 Wochen, wenn CRM-Nutzung sitzt, historische abgeschlossene Deals migrieren. Die braucht der Vertriebler für Kontext.
Schritt 3: langfristig alte Kontakt-Bestände, mit Priorisierung nach Relevanz. Manche Datensätze aus dem Excel bleiben archiviert und landen nie im CRM.
Die Migration ist Technik. Die Nutzung ist Kultur. Wer 15 Jahre in Excel gearbeitet hat, tut sich mit CRM-Klicks schwer, findet Felder nicht, empfindet die Pflicht-Felder als Bürokratie.
Wir arbeiten mit einem 'CRM-Champion' pro Team: ein Vertriebler, der früh im Projekt eingebunden ist, das System mitgestaltet und die Kollegen coacht. Externe Trainer bringen weniger als ein interner Champion.
Und: keine CRM-Einführung ohne Vertriebs-Vorteil. Wenn das CRM nur Berichts-Pflicht ohne Nutzen für den Vertriebler ist, wird es sabotiert. Es muss dem Vertriebler das Leben leichter machen — Erinnerungen, Vorschläge, automatische Anreicherung.
Im 30-minütigen Audit unter /audit sehen wir uns euer Vertriebs-Excel an (anonymisiert reicht) und schätzen Migration-Aufwand plus Change-Bedarf ein.
Danach habt ihr eine belastbare Grundlage für die Entscheidung, ob und wie die Ablösung sinnvoll ist — auch ohne uns als Umsetzer.