In gewachsenen CRMs liegen zwischen 8 und 22 Prozent Duplikate. Manuelles Aufräumen kostet Wochen und wird nie fertig. KI-gestütztes Matching findet die Kandidaten in Stunden — die Merge-Entscheidung bleibt beim Menschen.
Ein SQL-Vergleich auf Firmennamen findet nur exakte Treffer. 'Müller GmbH' und 'Mueller GmbH' bleiben zwei Datensätze. Auch USt-ID-Vergleich hilft nicht, wenn das Feld bei 60 Prozent der Kontakte leer ist.
Fuzzy-Matching arbeitet mit Ähnlichkeits-Metriken: phonetische Kodierung (Soundex, Metaphone), Levenshtein-Distanz, Token-Match. 'Mueller und Sohn KG' und 'Müller & Sohn' landen im gleichen Bucket, obwohl die Zeichenketten unterschiedlich sind.
Ein KI-Klassifikator entscheidet dann pro Kandidatenpaar: gleich, wahrscheinlich gleich, unklar, verschieden. Nur die ersten beiden Kategorien werden zusammengeführt — der Rest bleibt für manuelle Prüfung.
Firmen-Duplikate erkennen wir über Name + Adresse + Domain. Ansprechpartner-Duplikate sind kniffliger: gleicher Name in zwei Firmen ist selten Duplikat (der Mensch hat gewechselt), gleicher Name in gleicher Firma mit unterschiedlicher Mail-Domain (privat vs. beruflich) meist auch nicht.
Wir arbeiten hier mit einer Kombination aus E-Mail-Adresse (bereinigt um +tag-Aliase), Telefonnummer (normalisiert) und Berufsposition. Wenn zwei Signale passen und ein drittes nicht widerspricht, gilt der Kontakt als Duplikat-Kandidat.
Beim Zusammenführen zweier Datensätze muss klar sein, welches Feld übernommen wird. Regeln, die sich bewährt haben: neuestes Update gewinnt, längster Wert gewinnt bei Adressen, nicht-leerer Wert gewinnt gegen leeren. Für kritische Felder (Umsatz, USt-ID, Ansprechpartner-Rolle) fragen wir manuell nach.
Alle nicht übernommenen Werte werden in einem Merge-Log gespeichert — falls jemand nachträglich feststellt 'die alte Rechnungs-Anschrift war doch richtig', ist sie noch verfügbar.
Der wichtigste Grundsatz: kein Merge löscht Daten. Der abgehende Datensatz wird archiviert (Status 'gemerged in X'), Aktivitäten und Notizen wandern an den Master. Wer nach 6 Monaten fragt 'warum sehe ich den alten Datensatz nicht mehr', findet ihn über den Verweis.
Das ist wichtig, damit der Vertrieb dem Merge-Prozess vertraut. Ein einmal versehentlich gelöschter Deal reicht, um die Akzeptanz für Monate zu zerstören.
Konzern-Strukturen mit rechtlich getrennten Töchtern (gleicher Name, aber verschiedene USt-ID): nicht mergen, aber verlinken. Historisch getrennte Deals mit anderer Kundennummer im ERP: nicht mergen, sonst Ärger mit der Buchhaltung. Kontakte mit gleicher Mail aber unterschiedlichem Namen (Ehepartner, Sammel-Postfach): Vorsicht, manuell prüfen.
Im gratis Audit unter /audit schätzen wir den Duplikat-Anteil in eurem CRM anhand einer Stichprobe.