Neue Leads warten oft Stunden oder Tage, bis sich jemand zuständig fühlt. Automatische Verteilung mit klaren Regeln kürzt die Reaktionszeit — und macht Auslastung fair.
Klassisch schaut der Vertriebsleiter morgens in die Lead-Liste und verteilt per Mail. Das dauert Stunden, ist selten fair und bei Urlaub liegt es. Bei einer B2B-Kaufentscheidung sinkt die Abschluss-Wahrscheinlichkeit signifikant, wenn zwischen Anfrage und Erst-Kontakt mehr als 24 Stunden liegen.
Wenn dazu noch Territory-Zuständigkeiten, Fachgebiete (technisch vs. kaufmännisch) und Auslastungs-Fairness reinspielen, ist manuelles Verteilen nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig.
Ein sauberes Verteilungs-Regelwerk hat drei Ebenen. Erstens Territory: Region, Branche, Kundengröße bestimmen den Grund-Pool an möglichen Empfängern. Zweitens Skill: technischer Lead → technischer Vertriebler; kaufmännisch komplexer Lead → Senior. Drittens Auslastung: Round-Robin innerhalb des passenden Pools, gewichtet nach aktueller Deal-Last.
In der Praxis kommt eine vierte Ebene dazu: Verfügbarkeit. Wer im Urlaub ist oder krank, bekommt keine neuen Leads. Das klingt banal, wird aber in vielen Systemen ignoriert und produziert dann Leads, die 5 Tage liegen bleiben.
Jeder verteilte Lead bekommt eine SLA-Uhr, typischerweise 4 oder 8 Stunden für Erst-Reaktion. Läuft die Uhr ab, geht eine Benachrichtigung an den Vertriebler, danach an den Vertriebsleiter, danach wird der Lead automatisch neu verteilt.
Das klingt hart, verhindert aber genau den häufigsten Fehler: der Lead wurde jemandem zugeteilt, der ihn nicht sieht (Meeting, Außendienst, Urlaub), und niemand merkt es, bis er kalt ist.
Wichtig: SLAs müssen realistisch sein. 15-Minuten-Reaktion für einen Angebots-Lead ist im technischen B2B unrealistisch, 24 Stunden für eine dringende Ersatzteil-Anfrage ist zu lang. Wir kalibrieren pro Lead-Typ.
Ohne Fairness-Regel bekommt der schnellste Vertriebler alle Leads und verglüht. Ohne Skill-Match bekommt der falsche den Lead und der Kunde spürt es. Ohne Verfügbarkeits-Check landen Leads bei Abwesenden.
Deshalb bauen wir in die Verteilung immer eine Monitoring-Ebene ein: welche Vertriebler haben aktuell wie viele offene Leads, wie ist die Konversion pro Verteiler-Regel, wo stauen sich Leads. Das Dashboard sieht der Vertriebsleiter täglich in 60 Sekunden.
Wir starten meist mit Territory + einfacher Round-Robin und beobachten 4-6 Wochen. Erst dann kommt Skill-Matching dazu, wenn die Daten zeigen, dass es einen Unterschied macht. Alles auf einmal überfordert das Team.
Im gratis Audit unter /audit prüfen wir eure aktuelle Verteilung und schätzen den Umbau-Aufwand ein.