Wie viel Gewinn hätten Sie mehr, wenn Ihr Einkauf um 3% besser verhandelt?
Sieben Sachverhalte aus dem Mittelstand, jeweils mit der betriebswirtschaftlichen Rechnung und der konkreten Lösung. Keine Buzzwords, nur Zahlen mit Herleitung.
Ein Fertigungsbetrieb mit 140 Mitarbeitern kauft für 8 Mio. Euro pro Jahr ein. Die Rahmenverträge werden jährlich verlängert, verhandelt wird nach Gefühl und Beziehung. Die Verbrauchsdaten liegen verteilt in ERP, Excel-Listen und Lieferscheinen. Vor keiner Verhandlung existiert ein belastbares Dossier.
Die Rechnung
3% auf 8 Mio. Euro Einkaufsvolumen sind 240.000 Euro pro Jahr, direkt EBIT-wirksam. Bei 6% Umsatzrendite entspricht das dem Gewinn aus 4 Mio. Euro Zusatzumsatz. Kein Vertriebsteam der Welt holt 4 Mio. Euro Neugeschäft so schnell, wie der Einkauf 3% verhandeln kann, wenn er die Daten hat.
Die Lösung
Wir bauen einen automatisierten Verbrauchs-Report je Lieferant: Mengen, Preisdrift der letzten 24 Monate, Alternativlieferanten. Zwei Wochen vor jedem Vertragsende liegt das Dossier automatisch im Postfach des Einkaufsleiters. Keine manuelle Vorbereitung, keine vergessene Verhandlung.
2
Wenn Ihre Personalkosten sinken, ohne dass jemand geht
Der Sachverhalt
Eine Sachbearbeiterin in der Auftragsabwicklung kündigt. Vollkosten der Stelle: 55.000 bis 65.000 Euro pro Jahr. Die Nachbesetzung dauert im aktuellen Markt 6 bis 9 Monate, Recruiting und Einarbeitung kosten zusätzlich rund 20.000 Euro. In der Zwischenzeit machen die Kollegen Überstunden.
Die Rechnung
Werden 60 bis 80% der Routine dieser Rolle automatisiert (Auftragserfassung, Auftragsbestätigung, Statusabfragen, Rechnungsvorbereitung), muss die Stelle nicht nachbesetzt werden. Ersparnis: 55.000+ Euro pro Jahr, dauerhaft, plus die vermiedenen Recruiting-Kosten. Niemand wird gekündigt, eine offene Stelle wird schlicht nicht neu besetzt.
Die Lösung
Wir starten mit einem Prozess-Audit der Rolle: Welche 5 Tätigkeiten fressen die meiste Zeit? Diese werden automatisiert, der Rest wird im Team umverteilt. Typischer Zeitrahmen: 8 bis 12 Wochen bis zum produktiven Betrieb.
3
Wenn Ihre Lagerkosten um 15% fallen
Der Sachverhalt
Ein technischer Großhändler hält 2,4 Mio. Euro Lagerwert. Kapitalbindung, Fläche, Versicherung und Abschreibungen kosten zusammen 18 bis 25% des Lagerwerts pro Jahr. Bestellt wird nach Erfahrungswerten, die Sicherheitsbestände sind seit Jahren nicht angepasst.
Die Rechnung
15% weniger Bestand sind 360.000 Euro weniger gebundenes Kapital. Bei 20% Lagerkostensatz sind das 72.000 Euro pro Jahr an realer Kostenwirkung, plus frei werdende Liquidität für das Kerngeschäft.
Die Lösung
Sales Prediction aus den echten Abverkaufsdaten der letzten Jahre, daraus automatische Bestellvorschläge je Artikel. Der Einkäufer entscheidet weiterhin selbst, aber auf Basis einer Rechnung statt eines Bauchgefühls.
4
Wenn Ihr Vertrieb koordiniert aus dem Lager verkauft
Der Sachverhalt
In fast jedem Lager liegen Slow-Mover: Artikel, die Kapital binden und auf die Abschreibung zulaufen. Der Vertrieb sieht diese Bestände nicht und verkauft, was einfach zu verkaufen ist. Am Jahresende wird abgeschrieben.
Die Rechnung
200.000 Euro Lagerhüter mit 30% Nachlass aktiv verkauft bringen 140.000 Euro zurück. Die Alternative ist die volle Abschreibung. Die Differenz ist reiner Ergebnisbeitrag, der nur an fehlender Koordination scheitert.
Die Lösung
Eine automatisch gepflegte Slow-Mover-Liste landet täglich im CRM, verknüpft mit passenden Bestandskunden. Der Vertrieb sieht bei jedem Kundenkontakt, welche Lagerware zum Kunden passt. Kein neues Tool, kein Meeting, nur ein Datenfluss der vorher fehlte.
Welche dieser Rechnungen passt auf Ihren Betrieb?
Im kostenlosen Audit rechnen wir Ihre Version durch, mit Ihren Zahlen.
Wenn Vertriebs- und Servicefahrten eine Route wären
Der Sachverhalt
Der Servicetechniker fährt Montag nach Ulm zur Wartung. Der Vertriebler fährt Mittwoch nach Ulm zum Jahresgespräch, zwei Straßen weiter. Beide wissen nichts voneinander, weil Termine in zwei Systemen leben.
Die Rechnung
Bei 6 Außendienstlern und 20% vermeidbaren Doppelfahrten summiert sich das auf rund ein Vollzeit-Äquivalent an Fahrzeit pro Jahr, plus 15.000 bis 25.000 Euro Fahrzeugkosten. Zeit, die im Kundengespräch fehlt, nicht auf der Autobahn.
Die Lösung
Automatischer Termin- und Regionen-Abgleich aus CRM und Service-Planung: Sobald zwei Termine in derselben Region in derselben Woche liegen, bekommen beide Teams einen Hinweis mit Bündelungs-Vorschlag.
6
Wenn Kontrollen sofort stattfinden, ohne Wiederholung
Der Sachverhalt
Prüfungen laufen nachgelagert: Der Vorgang ist fertig, dann prüft jemand, dann geht er bei Fehlern zurück durch drei Abteilungen. Jede Rückschleife bedeutet Liegezeit, Rückfragen und doppelte Arbeit.
Die Rechnung
Die Fehlerkosten-Zehnerregel aus der Qualitätslehre gilt auch in der Verwaltung: Jede Station, die ein Fehler weiterwandert, verzehnfacht grob die Korrekturkosten. Inline-Prüfung senkt die Nacharbeit in typischen Projekten um 50 bis 80%.
Die Lösung
Prüfregeln wandern direkt in den Workflow: Plausibilität, Limits, Vier-Augen-Pflichten werden im Moment der Erfassung geprüft. Nur echte Ausnahmen landen bei einem Menschen, alles andere läuft durch. Geprüft wird einmal, nicht dreimal.
7
Wenn Skonto wieder konsequent gezogen wird
Der Sachverhalt
1.400 Eingangsrechnungen pro Monat, Freigabe per E-Mail und Hauspost, Durchlaufzeit 8 bis 14 Tage. Die Skontofrist von 14 Tagen ist regelmäßig verstrichen, bevor die Rechnung gebucht ist.
Die Rechnung
2% Skonto auf 60% eines Einkaufsvolumens von 8 Mio. Euro sind bis zu 96.000 Euro pro Jahr. Geld, das nicht verhandelt werden muss. Es liegt bereits im Vertrag und verfällt nur an der eigenen Durchlaufzeit.
Die Lösung
OCR-Erfassung plus digitaler Freigabe-Workflow mit Vertretungsregel und Eskalation. Durchlaufzeit sinkt auf 2 bis 4 Tage, Skonto wird zum Normalfall statt zum Glückstreffer.
Der Automatisierungs-Kreislauf
Jede gesparte Stunde im Operativen wandert als Plus in die Aktivitäten, die Umsatz machen. Die Hürden in der Mitte (Verwaltung, Meetings, Personal-Overhead, Zettelwirtschaft, Doppel-Datenpflege) werden von der Automation nacheinander gebrochen.