Wenn ein Angebot mit 200 Positionen drei Tage in Excel entsteht und der Vertriebsleiter beim nächsten Preisupdate von vorn anfängt, wird es Zeit für strukturierte Konfiguration. Was CPQ leistet und was nicht.
Der Standard im maschinenbaulichen Angebotsprozess: eine gewachsene Excel-Datei mit dreißig Reitern, Makros aus 2012, Preisen aus dem letzten Katalog und Formeln, die niemand mehr komplett versteht. Der Vertriebsingenieur baut daraus ein Angebot, kopiert Textbausteine aus Word und schickt eine PDF raus.
Das funktioniert, solange derselbe Mensch das seit fünfzehn Jahren macht. Es bricht, sobald er in Urlaub geht, wechselt oder das Produktportfolio um eine Baureihe erweitert wird. Fehlerhafte Preise, vergessene Optionen, falsche Lieferzeiten sind die Regel, nicht die Ausnahme.
Automatisierung heißt hier: Produktregeln, Preislogik und Textbausteine wandern aus Köpfen und Excel-Zellen in ein strukturiertes System. Der Vertrieb wählt Optionen, das System prüft Kombinierbarkeit und errechnet den Preis.
CPQ steht für Configure, Price, Quote. Der Ansatz zerlegt das Angebot in drei Schritte: Konfiguration der technisch möglichen Variante, Berechnung des Preises inklusive Rabatten und Zuschlägen, Erzeugung des fertigen Angebotsdokuments.
Für den Maschinenbau relevant sind vor allem Regelwerke, die technisch ausschließende Kombinationen verhindern. Wenn Motor A nicht mit Getriebe B kombinierbar ist, lässt das System die Auswahl gar nicht zu. Das reduziert Rückfragen zwischen Vertrieb und Konstruktion drastisch.
Ein B2B-Großhändler für Antriebstechnik mit 80 Vertriebsmitarbeitern kürzt mit einem funktionierenden Konfigurator die Angebotszeit typischerweise von drei Tagen auf zwei Stunden. Die Fehlerquote bei technisch unmöglichen Konfigurationen fällt gegen Null.
Der häufigste Fehler bei CPQ-Einführungen: Preislogik und technische Konfigurationslogik werden vermischt. Das rächt sich beim ersten großen Preisupdate. Trennen Sie strikt zwischen dem, was technisch möglich ist, und dem, was etwas kostet.
Preisregeln gehören in eine Preismatrix mit Stichtagen, Kundenkondition und Währungsumrechnung. Variantenregeln gehören in ein Produktmodell, das die Konstruktion versteht und pflegt. Beide werden zur Angebotszeit zusammengeführt, sind aber getrennt wartbar.
Ehrlich: CPQ lohnt sich nicht für Betriebe mit unter 300 Angeboten im Jahr oder mit reinem Standardgeschäft ohne Varianten. Da ist ein sauberes Angebotstemplate in Word oft die bessere Lösung.
Ein isolierter Konfigurator, aus dem am Ende wieder ein PDF rausfällt, spart wenig. Der Hebel entsteht erst, wenn das Angebot als Auftrag zurück ins CRM und bei Zuschlag als Auftragsposition ins ERP wandert.
Rechnen Sie mit vier bis zwölf Wochen Integrationsarbeit pro Zielsystem. Wer das unterschätzt, hat am Ende zwar einen schönen Konfigurator, aber die Vertriebsassistenz tippt Aufträge trotzdem ab.